Om rust en focus te realiseren is het van belang dat je volgens een bepaalde structuur werkt. Je brein weet dan waar het aan toe is en tijdens het uitvoeren en je kan beter focussen tijdens het uitvoeren in plaats van te bedenken wat er precies moet gebeuren.
De perfecte taak
In deze blog leggen we uit hoe je in 5 eenvoudige stappen tot een perfecte taak / werkomschrijving komen. Hiermee weet je niet alleen dat de juiste werkzaamheden worden uitgevoerd indien je dit overdraag of delegeert maar ook dat de impact en de verwachte inspanning helder is.
Stap 1: Taakomschrijving
Schijf op ongeacht wat je gebruik wat het betreft. Of het nu gaat om een idee, het voorbereiden van een presentatie.
Zijn er aanvullende zaken dan ook gelijk invoeren zoals een einddatum als je afgesproken hebt het voor een bepaalde tijd te doen of een paar zaken welke gemeld zijn in de memo te zetten. Voor nu werk het nu niet verder uit. Je hebt je hoofd leeg gemaakt en je hersenen zullen gerust zijn en niet telkens je hieraan herinneren van O ja dat moet ik niet vergeten. Je kan nu rustig verder met je werk waar je mee bezig was.
Vraag aan jezelf: Hoe komt het dat je op dit moment een nieuwe taak moest maken. Kwam er een mailtje binnen, liep een collega op je af? Het is beter om dit deels af te schermen. Deze 1 a 2 minuten om de taak aan te maken koste je namelijk 10 tot 15 minuten vertraging in je werk waar je mee bezig was! Sluit je mail af plan momenten in voor je collega’s zodat je ook echt kan focussen op het werk wat je wilde doen.
Stap 2: Taakmemo (werkomschrijving)
Plan momenten voor jezelf in om nieuwe taken uit te werken. Begin hiermee met de werkomschrijving / taak memo. Probeer het zo te omschrijven dat het uitvoerbare acties zijn. Dus in plaats van presentie nieuwe ontwikkelingen schrijf je op wat je gaat doen. Bijvoorbeeld uitwerken notities, 8 sheets presentatie maken. Inplannen afspraak met betrokkenen.
Dus we hebben nu niet meer een taak memo maar werkinstructies / acties in de omschrijving. Dit gaat je veel helpen bij het uitvoeren van deze taak je kan namelijk in een keer aan het werk zonder dat je eerst moet nadenken over hoe je het gaat doen.
Stap 3: Werkduur
Nu er is uitgewerkt wat er moet gebeuren kan je veel beter inschatten hoe lang je hier mee bezig zal zijn. Loop de verschillende acties eens na en koppel er tijd aan. Uitwerken: 15min, maken sheets 8x10 min, afspraak inplannen 5 min. Dus taak duur is 100min. Heel belangrijk om te weten en achteraf te meten of de inschattingen juist zijn. Want als je vaak te weinig tijd inschat zal je zien dat je altijd werkdruk ervaart. Dus goed om van te leren. Ook als je deze werkzaamheden aan iemand anders gaat delegeren is het goed om te weten en van te leren. Bij slimme oplossingen kan dan zelfs aangegeven worden dat medewerker a of bij hier x% meer of minder voor nodig heeft ten opzichte van hoe jij inschat.
Stap 4: Eisenhower methode
Een heel belangrijk onderdeel van een taak is de Eisenhower methode. Zonder hier nu inhoudelijk op in te gaan bepaal je hiermee hoe belangrijk (waarde) en urgent is de taak is. Het wordt vaak gebruikt om werkzaamheden te delegeren of zelfs mee te bepalen om het helemaal niet te doen. Want ook hier geldt grofweg dat 20% van het werk dat je uitvoert voor 80% impact heeft.
Wil je meer weten over de Eisenhower methode kijk dan ook op verbeter je focus waar we deze methode verder uitleggen.
Stap 5: Planning
Een lastig onderwerk en veel managementboeken zullen je vertellen om nu op basis van dit alles je werkzaamheden te gaan inplannen. Hoe je de volgorde van deze werkzaamheden in je planning zet verschillen de meningen over. Bijvoorbeeld: Doe eerst de dingen waar je tegen op zie want dat zorg dat voor een blij / goed gevoel en geeft je de rest van de een boost. Of begin met de taken die de meeste impact hebben zodat de impact zo snel mogelijk start. Zelf vind ik één van de efficiëntste manieren om per week aan te geven wat ik wil doen. Dus niet een planning van deze taak op dinsdag tussen 10:30 en 12:10 maar deze taak voor datum x. Als je te strak plan dan ben je continue in gevecht met te brein die baalt dat je weer iets niet gehaald heb. Je oplossing is automatisch ik moet harder werken. Het is gewoon een feit dat je planning nooit 100% accuraat is.
Wat gebeurt er als je dit toepast:
We kennen het allemaal wel de hele dag hard gewerkt en toch het gevoel hebben niet opgeschoten te zijn. De zaken die we wilde uitvoeren hebben we niet of deels gedaan en de zaken waarvan we nog niet eens wisten dat we die moesten doen hebben we gedaan. Weer een teleurstelling. Door zorgvuldig deze 5 stappen te hanteren weet ik zeker dat je fijner gaat werken. En weet je hoeft niet continu te reageren op binnenkomende zaken. Probeer het maar eens zet je mail uit, je telefoon op focus. Je bent veel sneller klaar met je taak en kijk gepland 2 á 3x naar je mail en appjes.
Bonus tip!
Als je voor jezelf stelt dit wil ik deze week of deze dag doen begin heel laag. Liever alles gehaald en de volgende keer iets meer op je lijstje zetten dan dat je brein je verteld helaas ook dit werk niet voor mij. Weer een teleurstelling. Je zal zien dat je iedere keer iets beter erin wordt.
Heel veel succes ermee!
